Serah Terima Pekerjaan PHO dan FHO: Checklist, Masa Pemeliharaan dan Tutup Buku Proyek

Akhir proyek sering paling berantakan: pekerjaan sudah selesai, tetapi daftar cacat belum beres, retensi lupa ditagih, dan laba proyek tidak pernah dihitung ulang. Serah terima dilakukan dua kali: serah terima pertama (PHO, Provisional Hand Over) saat pekerjaan selesai 100%, dan serah terima akhir (FHO, Final Hand Over) setelah masa pemeliharaan.

Checklist sebelum PHO

• Semua pekerjaan selesai 100% sesuai kontrak dan adendum, dengan opname akhir yang disetujui pengawas.
• Uji fungsi: listrik, air bersih dan kotor, pintu dan jendela, atap tidak bocor.
• Daftar cacat (punch list) dibuat bersama pemberi kerja, diperbaiki, lalu diperiksa ulang.
• Gambar terlaksana (as built drawing), manual dan kartu garansi peralatan, kunci dan daftar kunci.
• Lokasi sudah bersih, sisa material dan direksi keet dibongkar atau dipindahkan.
• Dokumen: berita acara pemeriksaan, berita acara serah terima pertama, laporan akhir, tagihan termin terakhir.

Masa pemeliharaan dan retensi

Selama masa pemeliharaan kontraktor wajib memperbaiki cacat yang muncul. Pada proyek pemerintah, SOP serah terima di lingkungan PUPR menyebut masa pemeliharaan paling singkat 6 bulan untuk pekerjaan permanen dan 3 bulan untuk pekerjaan semi permanen. Setelah PHO dibayar 95% dari harga kontrak; 5% ditahan sebagai retensi, atau dibayar penuh bila kontraktor menyerahkan jaminan pemeliharaan. Proyek swasta mengikuti kontraknya.

Serah terima akhir (FHO)

1. Menjelang akhir masa pemeliharaan, minta pemeriksaan bersama.
2. Perbaiki semua cacat yang ditemukan dan catat dalam berita acara.
3. Tandatangani berita acara serah terima akhir.
4. Tagih retensi, atau minta jaminan pemeliharaan dikembalikan.

Tutup buku proyek

• Catat retensi sebagai piutang retensi dengan tanggal perkiraan cair, supaya tidak terlupa.
• Bayar tagihan terakhir supplier dan subkon, dan lepaskan retensi yang Anda tahan dari subkon setelah kewajiban mereka selesai.
• Hitung sisa material dan pindahkan atau jual dengan catatan.
• Hitung laba rugi akhir proyek dan bandingkan dengan RAP per bagian pekerjaan.
• Simpan pelajaran untuk penawaran berikutnya: koefisien dan harga aktual, pekerjaan yang paling sering berubah, dan penyebab keterlambatan.

Catatan untuk developer properti

Serah terima unit ke pembeli memakai berita acara serah terima unit, dengan daftar komplain yang diperbaiki dalam masa garansi. Catat setiap komplain dengan tanggal lapor dan tanggal selesai, karena ini juga dasar penilaian kontraktor pembangun unit.

Geser ke samping untuk melihat semua kolom →

Kesalahan yang sering terjadi

• PHO ditandatangani sebelum daftar cacat benar-benar selesai, lalu perbaikan berlarut sampai masa pemeliharaan habis.
• Retensi tidak dicatat sebagai piutang, sehingga lupa ditagih setelah FHO.
• Laba akhir proyek tidak dihitung, sehingga pelajaran untuk penawaran berikutnya hilang.
• Dokumen serah terima tidak disimpan bersama kontrak dan adendum.