Material adalah biaya terbesar di banyak proyek, dan paling mudah bocor: dipakai lebih dari seharusnya, rusak di gudang, dipinjam ke proyek lain, atau hilang. Pengendalian stok menjawab tiga pertanyaan: berapa yang masuk, berapa yang terpakai, dan apakah pemakaian itu wajar dibanding pekerjaan yang terpasang.
Dokumen yang dibutuhkan
| Dokumen | Isi | Dipakai untuk |
|---|---|---|
| Surat jalan atau berita acara terima barang | Material, jumlah, kondisi, tanggal, yang menerima | Mencatat barang masuk dan mencocokkan dengan PO |
| Bon permintaan material | Material, jumlah, kode pekerjaan, yang meminta dan menyetujui | Mencatat barang keluar ke pekerjaan tertentu |
| Kartu stok | Satu kartu per material: masuk, keluar, sisa | Mengetahui stok setiap saat |
| Berita acara opname stok | Hasil hitung fisik gudang pada tanggal tertentu | Mencocokkan kartu stok dengan kenyataan |
| Bon mutasi | Material yang dipindah ke proyek lain | Supaya biayanya ikut pindah |
Contoh kartu stok semen (zak 50 kg)
| Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Sisa |
|---|---|---|---|---|
| 01/06 | Stok awal | 20 | ||
| 03/06 | Surat jalan SJ-118 | 120 | 140 | |
| 05/06 | Bon 041, II.2 pondasi | 45 | 95 | |
| 12/06 | Surat jalan SJ-131 | 160 | 255 | |
| 15/06 | Bon 052, III.1 sloof dan kolom | 95 | 160 | |
| 26/06 | Bon 067, IV.2 plester | 120 | 40 | |
| 30/06 | Opname stok: hitung fisik 40 zak | 40 |
Membandingkan pemakaian aktual dengan seharusnya
Pemakaian aktual = stok awal + masuk dikurangi sisa opname: 20 + 280 dikurangi 40 = 260 zak. Pemakaian seharusnya = volume pekerjaan yang benar-benar terpasang (dari opname progres) × koefisien semen: misalnya 230 zak, ditambah toleransi sisa 5% menjadi 241,5 zak.
| Item | Zak |
|---|---|
| Pemakaian aktual | 260 |
| Pemakaian seharusnya dari pekerjaan terpasang | 230 |
| Dengan toleransi sisa 5% | 241,5 |
| Selisih yang perlu dijelaskan | 18,5 zak, sekitar Rp1,1 jt dengan harga Rp60.000 per zak |
Selisih bisa berasal dari campuran yang terlalu boros, pekerjaan yang dibongkar, semen yang mengeras karena disimpan terlalu lama, atau material yang keluar tanpa bon. Bahas dengan pelaksana setiap bulan, per material terbesar: semen, besi, bata, keramik.
Langkah pengendalian stok
- Tunjuk satu penanggung jawab gudang dan satu tempat penyimpanan yang terkunci.
- Setiap barang masuk dicatat dari surat jalan dan dicocokkan dengan PO: jenis, jumlah dan kondisi. Barang rusak ditolak saat itu juga.
- Setiap barang keluar memakai bon permintaan dengan kode pekerjaan, ditandatangani pelaksana.
- Perbarui kartu stok setiap hari.
- Lakukan opname stok fisik setiap minggu atau setiap bulan pada tanggal cut-off yang sama dengan laporan biaya.
- Bandingkan pemakaian aktual dengan pemakaian seharusnya untuk material utama, dan tindak lanjuti selisih yang melewati toleransi.
- Simpan material dengan benar: semen di atas palet dan tertutup, besi tidak menyentuh tanah, pakai yang lama dulu.
Sisa material di akhir proyek
- Hitung dan catat semua sisa material dalam berita acara opname akhir.
- Kembalikan ke supplier bila diperbolehkan, pindahkan ke proyek lain dengan bon mutasi, atau jual, dan catat hasilnya.
- Sisa yang dipindah mengurangi biaya proyek ini dan menambah biaya proyek penerima, supaya laporan biaya per proyek tetap benar.
Kesalahan yang sering terjadi
- Material dicatat sebagai biaya saat dibeli, tanpa kartu stok, sehingga pemborosan tidak pernah terlihat.
- Barang keluar tanpa bon, atau bon tanpa kode pekerjaan.
- Opname stok tidak pernah dilakukan, sehingga kartu stok berbeda jauh dengan isi gudang.
- Material dipinjam ke proyek lain tanpa bon mutasi.
Panduan lengkapnya ada di Cara membuat laporan biaya konstruksi untuk mendeteksi pembengkakan sejak awal. Di sana ada template gratis (Excel atau Google Sheets) dan pemeriksa yang membaca workbook Anda sendiri.
Siap memakai agen Komander di proyek Anda?
Bila workbook Anda sudah lengkap, ajukan pilot: kami bantu menghubungkan data proyek Anda ke Agen Keuangan, Biaya dan Jadwal, dan meninjau laporan pertamanya bersama Anda.
Kirim lewat GmailAplikasi email
Kirim ke melwani@komander.ai. Hasil pemeriksaan workbook Anda ikut dilampirkan bila ada; isi workbook tidak dikirim.
Pertanyaan umum
Apa itu kartu stok material?
Catatan per material berisi setiap barang masuk, keluar, dan sisa, sehingga stok gudang diketahui setiap saat.
Bagaimana tahu material boros?
Bandingkan pemakaian aktual (stok awal + masuk dikurangi sisa) dengan pemakaian seharusnya (volume terpasang × koefisien) ditambah toleransi sisa.
Seberapa sering opname stok dilakukan?
Setiap minggu atau setiap bulan, pada tanggal cut-off yang sama dengan laporan biaya.
Bagaimana mencatat sisa material yang dipindah ke proyek lain?
Dengan bon mutasi, sehingga biayanya keluar dari proyek asal dan masuk ke proyek penerima.