Di banyak proyek, laporan lapangan sudah dikirim lewat WhatsApp, tetapi dalam bentuk pesan bebas, pesan suara dan foto tanpa keterangan. Admin lalu menghabiskan berjam-jam menyalinnya. Dua perubahan kecil membuatnya bisa direkap: format pesan yang sama untuk semua orang, atau formulir yang langsung menjadi tabel.
Cara 1: WhatsApp dengan format tetap
- Bagikan format pesan di atas ke semua mandor dan simpan sebagai pesan yang disematkan di grup.
- Satu pesan per mandor per hari, dikirim sebelum jam yang disepakati.
- Pekerjaan selalu ditulis dengan kode, lokasi dan volume dengan satuan.
- Foto dikirim tepat setelah pesan, dengan keterangan kode pekerjaan.
- Hindari pesan suara untuk angka; tulis angkanya.
- Admin menyalin ke tabel harian setiap sore, sehingga rekap mingguan tinggal menjumlahkan.
Cara 2: Google Form ke Google Sheets
| Pertanyaan di formulir | Jenis jawaban |
|---|---|
| Tanggal | Tanggal |
| Blok atau unit | Pilihan (daftar blok) |
| Kode pekerjaan | Pilihan (dari RAB) |
| Volume hari ini | Angka |
| Satuan | Pilihan (m3, m2, m1, buah) |
| Tenaga kerja: tukang, kenek | Angka |
| Cuaca | Pilihan |
| Kendala | Teks singkat |
| Foto | Unggah file |
Setiap jawaban otomatis menjadi satu baris di Google Sheets. Karena kode pekerjaan dan satuan dipilih dari daftar, tidak ada salah ketik, dan data bisa langsung dijumlahkan per kode untuk laporan mingguan dan kolom progres di workbook.
Kesalahan yang sering terjadi
- Setiap mandor punya format sendiri.
- Laporan dikirim di grup yang ramai obrolan lain, sehingga tenggelam.
- Volume ditulis tanpa satuan atau tanpa lokasi.
- Formulir terlalu panjang, sehingga mandor berhenti mengisinya. Mulai dengan 8 sampai 10 pertanyaan.
Panduan lengkapnya ada di Cara membuat laporan jadwal mingguan konstruksi di Google Sheets. Di sana ada template gratis (Excel atau Google Sheets) dan pemeriksa yang membaca workbook Anda sendiri.
Siap memakai agen Komander di proyek Anda?
Bila workbook Anda sudah lengkap, ajukan pilot: kami bantu menghubungkan data proyek Anda ke Agen Keuangan, Biaya dan Jadwal, dan meninjau laporan pertamanya bersama Anda.
Kirim lewat GmailAplikasi email
Kirim ke melwani@komander.ai. Hasil pemeriksaan workbook Anda ikut dilampirkan bila ada; isi workbook tidak dikirim.
Pertanyaan umum
Bagaimana mengumpulkan laporan harian dari mandor?
Dengan format pesan WhatsApp yang sama untuk semua, atau Google Form yang jawabannya langsung masuk Google Sheets.
Apa kelebihan Google Form untuk laporan lapangan?
Jawaban langsung menjadi tabel, dan kode pekerjaan serta satuan dipilih dari daftar, jadi tidak ada salah ketik.
Berapa banyak pertanyaan di formulir lapangan?
Mulai sedikit, sekitar 8 sampai 10 pertanyaan, supaya diisi setiap hari.